Quando la quantità di posta e/o gli account di posta da gestire diventano tali da dover considerare una gestione consapevole e ben organizzata, è forse opportuno conoscere alcuni aspetti, vantaggi e svantaggi dei vari protocolli, metodi di gestione e loro funzionamento.

Nella loro pratica, vi sono 4 metodi di gestione la posta, qualora fosse necessario considerarne una efficacia in base alla realtà della propria Azienda/Attività.

• Utilizzando il Client di posta, configurando, come di consueto, il protocollo SMTP per ricevere la posta ed il protocollo POP per trasmetterla
• Utilizzando la Webmail
• Utilizzando il Client di posta, configurando il protocollo IMAP
• Utilizzando sia la Webmail che il client di posta configurato con il protocollo IMAP, a seconda delle necessità

Vediamone i Vantaggi e gli svantaggi di ciascuno di essi

Client di posta, SMTP e POP

Il client di posta, deve essere correttamente installato e configurato nel proprio device ( PC, Notebook, Tablet, Smartphone ) nel più tradizionale dei modi, utilizzando i protocolli SMTP & POP

• Posso scrivere la mail indifferentemente dalla connessione attiva o spenta, il messaggio verrà salvato sul mio device e verrà trasmessa quando vi sarà una connessione attiva
• Posso archiviare una quantità di messaggi e allegati, pari alla memoria disponibile nel mio device, che è certamente superiore alla memoria disponibile nella mia casella di posta
• Per accedere alla mia posta non è necessario autenticarsi tutte le volte, il Client, come da sua configurazione, farà questo automaticamente ogni volta che ricevo o trasmetto messaggi
• Se ritengo che la mia posta sia importante, è necessario prevedere un sistema di backup del mio device e di tutti i device Aziendali in modo tale che contenga anche la posta in entrata e uscita, per ogni mio indirizzo/casella. In caso di formattazione del device, passaggio ad altro device, rottura del disco o compromissione irreversibile del sistema, il backup servirà per recuperare tutti i messaggi in entrata e uscita che sul vecchio device, disco, sistema sono andati persi. Tutto questo, per ogni indirizzo/casella di posta, che si tratti di un solo device o più device. La gestione dei backup può essere semplice o meno semplice a seconda delle dimensioni e quantità di dati gestiti dall’Azienda, in aggiunta, in questo caso, è da prevedersi anche la gestione dei dati relativi alla posta elettronica
• E’ necessario installare sul proprio device, un antivirus serio che si occupi di preservare la sicurezza del sistema, del disco, ma anche della posta sia in entrata che la posta in uscita
• Se per trasmettere e ricevere la posta utilizzo più device, è necessario considerare che sia la posta trasmessa che quella ricevuta, viene scaricata e custodita sul device utilizzato, pertanto l’utilizzo di più device disperde la posta in entrata e quella di uscita su più device che ne conpromette la controllabilità, la sua gestione e la sua sicurezza (difficilmente, anche se consigliato, viene predisposto un piano di backup e antivirus su dispositivi mobili come Smartphone e Tablet)
• E’ possibile configurare il client di posta in modo da scaricare una copia della posta in entrata lasciando l’originale sul server. Questo però non può essere applicato per la posta in uscita

WEBmail

• Non utilizza nessuna applicazione o software installato nel proprio device
• Non è possibile utilizzare questo servizio in mancanza di una conessione
• Potrai archiviare una quantità di messaggi pari alla quantità di spazio prevista per la tua casella di posta
• Per accedere alla tua posta dovrai necessariamente inserire le credenziali di accesso ogni volta
• La posta resta residente sul server, sia quella in entrata che quella in uscita, non sarà quindi necessario prevederne un suo backup sui device che utilizzano questa configurazione
• L’utlizzo di più device, non compromette la gestione e la rintracciabilità di qualsiasi messaggio in entrata e/o in uscita, pertanto l’uso promiscuo di più device compresi Tablet e Smartphone non possono alterare o modificare il messaggi residenti nella casella di posta, tranne per le modifiche volontariamente apportate
• Essendo la Webmail utilizzabile da un normale browser, sarà possibile poterla utilizzare da qualsiasi device

IMAP

Il client di posta, deve essere correttamente installato nel proprio device ( PC, Notebook, Tablet, Smartphone ) e configurato per il protocollo IMAP. Il protocollo IMAP sostanzialmente trasforma il tuo client di posta in una sorta di Terminale remoto, pertanto potrai apportare quansiasi modifica/cancellazione, lettura e scrittura di messaggi, che resteranno però sempre sul server. Quello che potrai vedere sul tuo device tramite l’applicazione, anche senza connessione, sarà soltanto una “immagine” di ciò che c’è sul server e che si sincronizzerà non appena vi sarà connessione.

• Per accedere alla mia posta non è necessario autenticarsi tutte le volte, il Client, come da sua configurazione, farà questo automaticamente ogni volta che accedo all’applicazione
• Potrai scrivere la mail indifferentemente dalla connessione attiva o spenta, il messaggio verrà salvato sul tuo device e verrà sincronizzato con il server, e quindi trasmesso, quando vi sarà una connessione attiva
• Potrai archiviare una quantità di messaggi pari alla quantità di spazio prevista per la tua casella di posta
• La posta resta residente sul server, sia quella in entrata che quella in uscita, non sarà quindi necessario prevederne un suo backup
• L’utlizzo di più device, non compromette la gestione e la rintracciabilità di qualsiasi messaggio in entrata e/o in uscita, pertanto l’uso promiscuo di più device compresi Tablet e Smartphone non possono alterare o modificare il messaggi residenti nella casella di posta, tranne per le modifiche volontariamente apportate
• Puoi utilizzare sia la webmail che la tua applicazione di posta, questo perchè ambedue gestiscono la posta che resta solo sul server, nulla verrà scaricato. Ambedue i metodi, potranno disporre sia della posta in entrata che quella in uscita, custodita nel server